De ce să lucrezi cu o firmă de arhivare și depozitare documente

Autor: Ziarul Top

De ce să lucrezi cu o firmă de arhivare și depozitare documente

Firma ta este în plină dezvoltare, iar numărul dosarelor crește odată cu cifra de afaceri? Birocrația reprezintă un obstacol serios în evoluția organizației, creează sincope, redundanțe și probleme de securitate a datelor de business. Cum să rezolvi această problemă? Colaborează cu o firmă de arhivare și depozitare a documentelor!

Beneficiile colaborării cu o firmă specializată în arhivare și depozitare documente

Colaborarea cu o firmă specializată în arhivare și depozitare documente aduce numeroase avantaje pentru compania ta, printre care economisirea timpului și a resurselor. În loc să aloci personal intern pentru gestionarea și arhivarea documentelor, poți externaliza aceste sarcini către firme specializate, care vin cu angajați și echipamente proprii, pentru a gestiona eficient și sigur întregul proces de arhivare și depozitare. 

Un alt aspect esențial se referă la siguranța și confidențialitatea documentelor. Firmele de arhivare și depozitare documente oferă garanții de confidențialitate și securitate. Acestea se asigură că toate documentele sunt păstrate în siguranță, că sunt protejate împotriva deteriorării, furtului sau pierderii și că accesul este strict controlat. Accesibilitatea și eficiența sunt alte beneficii importante ale colaborării cu o astfel de firmă. Documentele sunt organizate și catalogate într-un mod care permite accesul rapid, de câte ori este nevoie. Astfel poți îmbunătăți eficiența și productivitatea generală a companiei, pe termen lung.

Firmele de arhivare și depozitare documente sunt la curent cu toate reglementările legale privind păstrarea și distrugerea documentelor. Te ajută să eviți amenzi sau sancțiuni legale prin asigurarea conformității cu normele în vigoare, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Angajații din compania ta pot să participe la sesiuni de training în arhivarea digitală, ca să implementezi un sistem eficient de legate de arhivare fizică și digitală, cu proceduri de păstrare, indexare și accesare pentru diferite tipuri de documente.

Cum să maximizezi eficiența serviciilor de arhivare și depozitare documente

Implementarea tehnologiilor digitale de tip no touch este esențială pentru ca firma ta să beneficieze pe servicii moderne pentru arhivarea și depozitarea documentelor. Majoritatea companiilor se bazează pe sisteme de gestionare electronică a documentelor (EDM), care permit stocarea, căutarea și accesul rapid la date financiare, legale, de resurse umane, comerciale, de marketing și vânzări, de cercetare și dezvoltare ș.a. 

Cele mai citite articole

Împreună cu specialiștii în domeniu, creează un sistem personalizat, adaptat cerințelor firmei tale. Combină servicii de arhivare fizică a documentelor cu servicii de arhivare digitală, prin utilizarea unor programe software de arhivare electronică bazate pe tehnologie AI. Astfel vei accesa rapid documentele de care ai nevoie, oricând vrei, oriunde te-ai afla, folosind o interfață simplă, care nu necesită instalare și este disponibilă pe dispozitive mobile.

Colaborează cu firme de arhivare și depozitare ce oferă o gamă largă de servicii pentru digitalizarea IMM-urilor, inclusiv soluții customizate, ce includ web design, crearea de site-uri, programare, dezvoltarea de aplicații software, marketing online, optimizare, administrare, găzduire și digitalizare. Dintre acestea se remarcă soluțiile CRM, prin care simplifici modul în care interacționezi cu diferite tipuri de clienți, pentru ca firma ta să gestioneze mai bine datele de business.

Organizarea documentelor este esențială în eficientizarea procesului de arhivare. Un sistem performant de organizare a documentelor include catalogarea acestora în funcție de data, tipul documentului, subiectul abordat etc. Astfel, localizarea documentelor necesare devine un proces rapid și ușor. Asigurarea securității și confidențialității datelor se realizează prin implementarea de măsuri de securitate fizice și digitale, cum ar fi utilizarea de parole și criptare, pentru a preveni accesul neautorizat la documente. 

Formarea angajaților este importantă, pentru maximizarea eficienței serviciilor de arhivare și depozitare documente. Personalul firmei tale trebuie să fie instruit în ceea ce privește politica de arhivare a companiei și în utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor și a tehnologiei de arhivare. Prin respectarea acestor recomandări, colaborarea cu o firmă specializată în arhivare și depozitare documente poate aduce beneficii semnificative pentru companii din diferite domenii de activitate.

Cele mai citite articole

ARTICOLE RELEVANTE